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Cette capsule est un guide d'utilisation de SOGo Web courriel. Cette application Web vous permet d'accéder à vos courriels HEC à partir de n'importe quel poste de travail ayant un accès à Internet.
Dossiers, Barre d'outils, Recevoir, Écrire et adresser, Brouillons, Pièce jointe, Répondre
Ajout de contacts, Partager son carnet, Accéder à un carnet partagé
Pour accéder à SOGo, vous devrez avoir un des navigateur suivant installé:
Également vous assurer de la bonne configuration des options suivantes si vous utilisez Internet Explorer:
- Dans le menu Outils, sélectionner Options Internet puis l'onglet Avancés.
- Dérouler la liste des paramètres jusqu'à la partie Sécurité.
- Activer la prise en charge native de XMLHTTP doit être coché.
- Ne pas enregistrer les pages chiffrées sur le disque doit être décoché.
- Cliquer sur OK.
Le courriel Web est accessible à partir de la page suivante: http://sogo.hec.ca/. Il faut vous authentifier avec votre matricule et mot de passe à la fenêtre suivante:
L’interface de SOGo est similaire à celle que vous retrouvez dans le client Thunderbird, autant au niveau du courriel que de l’agenda.
La barre noire (voir ci-dessous) permet de naviguer entre l’agenda, le(s) carnet(s) d’adresses, le courriel et les préférences (la section agenda ne sera disponible qu'après l'arrêt d'Oracle calendar - date prévue fin septembre 2008).
Dans la section dossiers, vous retrouverez le même contenu que dans l'ancien Webmail (pour les utilisateurs habitués à l'ancien courriel Web), y compris les différents dossiers que vous aviez crées.
Pour créer un nouveau dossier, faire un clic de droit à la racine (matricule@localhost) et choisir Nouveau dossier...
Voici l'apparence de la barre d'outils pour la section courriel :
Il suffit de cliquer sur Relever. Les messages non lus apparaissent toujours en gras. Double-cliquer dessus permet de les ouvrir en pleine fenêtre.
Cliquer sur Écrire pour composer votre courriel. Après avoir complété votre texte, vous pouvez entrer l’adresse du destinataire manuellement ou sélectionner les destinataires à partir de votre liste de contacts. Dans ce cas cliquer sur le bouton Contacts et la liste de contacts apparaîtra.
Ensuite sélectionner le contact désiré (ou plusieurs en maintenant la touche CTRL enfoncée) et cliquer sur Destinataire. Même procédure si vous désirez mettre des adresses en copie carbone ou cachée mais choisir le bouton approprié.
Une fois le courriel terminé, fermez la boîte de dialogue, les adresses apparaîtront au bon endroit.
Cliquer ensuite sur Envoyer pour acheminer votre courriel.
Pour conserver un message en tant que brouillon (si vous n'êtes pas prêt à envoyer immédiatement), cliquer sur le bouton Enregistrer. Vous pourrez récupérer ce brouillon en allant le chercher dans le dossier Brouillons avec un double-clic, l'éditer puis l'envoyer de façon régulière par la suite.
Pour ajouter une pièce jointe à votre message avant de l'envoyer, cliquer sur le bouton avec un trombone (Joindre) dans la fenêtre de composition puis cliquer sur le bouton Parcourir pour aller chercher le document à attacher.
Une fois sélectionné, cliquer sur Ouvrir. Répéter les deux étapes pour chacun des fichiers à joindre (vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois s'ils se trouvent dans le même répertoire, en maintenant la touche CTRL enfoncée sur votre clavier et en sélectionnant les fichiers).
Il n’y a pas de limite au nombre de fichiers pouvant être joints à un même message. Toutefois, il est impossible d'envoyer des messages d'une taille supérieure à 15 Méga-octets sur le serveur de courrier de HEC Montréal.
Pour répondre à un message, sélectionner le message et cliquer sur Répondre. Une fenêtre de rédaction s'ouvrira afin d'éditer votre message de réponse. Une fois votre texte rédigé, appuyer sur Envoyer.
Le bouton Répondre à tous fait parvenir la réponse à tous les destinataires du message d'origine. Ce bouton est à éviter lors de la réception de messages en provenance d'une liste de distribution ou quand on ne veut répondre qu'à une personne en particulier.
Le bouton Transférer permet de renvoyer le message à une tierce personne. Il a aussi l’avantage de faire suivre également toutes les pièces jointes au message (alors que Répondre n’inclus pas la pièce jointe originale, puisque vous répondez à celui qui vous l’a envoyé).
Dans la section de gauche vous verrez tous vos carnets d’adresses existants. Par défaut tout nouvel utilisateur a un Carnet personnel plus l’accès en lecture à l'Annuaire HEC. Les utilisateurs de Thunderbird y retrouveront les carnets qu’ils avaient crées dans Thunderbird.
Pour ajouter un contact dans un carnet, il faut d’abord sélectionner le carnet puis cliquer sur Nouvelle fiche et entrer les informations voulues (prénom, nom et adresse électronique au minimum). Cliquer sur Ok.
L’ajout et l’utilisation de liste de diffusion n’est pas disponible pour le moment avec la version WEB.
Il est possible de donner accès à ses collègues aux carnets d’adresses nous appartenant. Sélectionner le carnet à partager et faire un clic de droit. Sélectionner Partage dans le menu.
Cliquer sur le bouton avec une fiche et un + vert pour ajouter la personne. Entrer le nom de la personne désirée dans le champ de recherche. Une fois le nom trouvé, cliquer sur Ajouter puis fermer la fenêtre de recherche.
Faire ensuite un double-clic sur son nom pour éditer les droits d’accès. Cliquer sur Mettre à jour. Votre collègue doit maintenant s’abonner à votre carnet pour pouvoir y avoir accès (voir point suivant).
Il faut d’abord que votre collègue vous ait donné les droits d’accès (point précédant).
Cliquer sur le bouton avec un bonhomme et un + vert.
Entrer le nom recherché, cliquer sur le petit + à côté du nom puis sélectionner le carnet désiré. Cliquer sur Ajouter.
Ce carnet sera ajouté dans votre interface.
Les Préférences donne accès aux onglets suivants :
