ARCHIVES
Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de ses activités.
ARCHIVES HISTORIQUES
Ensemble des documents ayant une valeur de témoignage ou de recherche conservés en permanence dans les locaux du Service de la gestion des documents et des archives. Ces documents sont décrits selon leur provenance, leur nature et leur contenu sous une forme normalisée.
CALENDRIER DE CONSERVATION
Instrument de gestion établissant, pour chacune des séries de documents de l’École, sa durée de conservation, son cheminement et son traitement, depuis sa création jusqu’à son élimination ou son versement aux archives historiques.
CLASSIFICATION
Analyse d'un document afin de déterminer le sujet en se basant sur un regroupement logique et hiérarchique qui permet d'attribuer une cote.
COTE
Ensemble de lettres et de chiffres correspondant à la série, à la sous-série, à la division et à la subdivision. La cote est utilisée pour classer et repérer un document ou un dossier.
DÉLAI DE CONSERVATION
Norme déterminant la durée de conservation des documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques. L’ensemble des règles forme le Calendrier de conservation.
DEMANDE DE DOCUMENT
Rappel, par l’unité propriétaire, d’un document semi-actif conservé au dépôt et ce dans le but de le consulter.
DÉPÔT DES DOCUMENTS SEMI-ACTIFS
Local où sont conservés les documents semi-actifs des différentes unités administratives permettant une utilisation maximale des espaces et doté d'un système de repérage rapide.
DOCUMENT
Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. 1
DOCUMENT ACTIF
Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Utilisé fréquemment, il demeure près de son utilisateur.
DOCUMENT ESSENTIEL
Information qui est indispensable au fonctionnement d'un organisme et qui assure la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant et après un sinistre.
DOCUMENT INACTIF
Document qui n’est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Le document ayant une valeur de témoignage ou de recherche est versé aux archives historiques, sinon il est éliminé.
DOCUMENT SEMI-ACTIF
Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives, légales ou financières. La faible fréquence de son utilisation justifie son transfert au dépôt des documents semi-actifs.
DOSSIER
Ensemble de documents portant sur un même sujet.
ÉLIMINATION DE L'INFORMATION
Opération visant à supprimer l’information périmée par effaçage, recyclage ou déchiquetage tout en respectant les normes du Calendrier de conservation des documents.
EXEMPLAIRE PRINCIPAL
Document qui atteste officiellement des activités administratives, légales ou financières.
EXEMPLAIRE SECONDAIRE
Copie de l'exemplaire principal utilisée à des fins d'information ou de diffusion.
FONDS D'ARCHIVES
Ensemble de pièces de toute nature, organiquement et automatiquement, réunies par toute personne physique ou morale en raison même de ses fonctions et de son activité.
GESTION DES DOCUMENTS
Ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l'implantation, au suivi et à l'évaluation des systèmes administratifs requis, depuis la création des documents jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives historiques.
PRESCRIPTION
Délai légal, attribué à certaines séries de documents, relatif à leur durée de conservation.
SÉRIE
Abstraction conceptuelle permettant de regrouper les documents et les dossiers qui présentent des caractéristiques communes.
Support
Le support, faisant appel aux technologies de l’information, est un élément concret qui reçoit, conserve et restitue l’information dans un système électronique. Il peut être magnétique, optique ou sous la forme de toute mémoire permettant de stocker des données de façon stable.2
ou:
Matière (papier, film, bande magnétique) sur laquelle sont fixées des informations pour constituer et conserver un document 3
SYSTÈME DE CLASSIFICATION
Ensemble de normes et de procédures présentées de façon structurée permettant aux unités de classer et de repérer les documents actifs.
TRANSFERT DE DOCUMENTS
Action de retirer les documents, occasionnellement consultés par les unités administratives, afin de les acheminer au dépôt des documents semi-actifs.
VALEUR ADMINISTRATIVE
Qualité accordée aux documents étroitement liés avec les raisons qui justifient sa création, son existence et son utilisation
VALEUR DE TÉMOIGNAGE OU DE RECHERCHE
Qualité accordée aux documents qui, par leur nature, permettent d'effectuer des études rétrospectives sur un individu, sur un événement ou sur un organisme donné.
VALEUR JURIDIQUE
Qualité accordée à un document qui atteste d'un droit ou d'une obligation dans le but de les préserver.
VERSEMENT
Acte par lequel les documents ayant une valeur de témoignage ou de recherche sont transférés de pleins droits au Service de la gestion des documents et des archives dont le mandat est d'en assurer la conservation permanente et la diffusion.
* Les définitions de ce lexique sont inspirées des ouvrages suivants:
CREPUQ, Politique relative à la gestion des documents actifs et semi-actifs, Montréal, CREPUQ, Groupe de travail sur les archives, 1985.
Couture, Carol et Jean-Yves Rousseau, Les archives au XXe siècle: une réponse aux besoins de l'administration et de la recherche, Montréal, Université de Montréal, 1982.
Loi sur les archives (L.R.Q., chap. A-21.1).
Bulletin de liaison des Archives nationales du Québec, vol. 5, no 1, avril 1993.
Rousseau, Jean-Yves, Carol Couture et collaborateurs, Les fondements de la discipline archivistique, Sainte-Foy, Presses de l'Université du Québec, 1994. (Collection Gestion de l'information)
1- Source : Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information L.R.Q., chapitre C-1.1, article 3
2- Tirée du glossaire du site Web des Services gouvernementaux (Québec)
3- Tirée du glossaire du Portail International Archivistique Francophone (PIAF)
